Veel verzuim? Dat ligt aan uw communicatie!

Een bekende uitspraak van leidinggevenden en casemanagers: ‘We hebben het hier over gehad en ik heb het nog per mail bevestigd’. Een bekende uitspraak van medewerkers: ‘Moet ik (alweer) uitleggen waarom ik niet kan werken?’, en ‘Ik heb er niet om gevraagd om ziek te zijn’. Als Adviseurs Arbeid en Gezondheid stappen wij bij verschillende organisaties binnen. Bovenstaande uitspraken zijn een greep uit de dagelijkse praktijk. Wanneer ik, Siham Aen Messaoudi, de vraag stel wat iemand van zijn of haar communicatie vindt, dan is men daar vaak vrij zelfverzekerd over. En dat is begrijpelijk als je denkt dat communiceren betekent dat je duidelijk bent.

Maar communiceren is veel meer dan alleen de boodschap overbrengen. Of dat nu een duidelijke boodschap is vanuit de rol van casemanager of leidinggevende of een boodschap vanuit de processen. Het vertellen alléén is niet effectief. Als het zo simpel was dan hadden we een hoop gedoe in de wereld kunnen voorkomen. Maar wat is er dan nog meer voor nodig?

Verbeter uw communicatie met deze punten

Om hier goed antwoord op te kunnen geven, is het mijns inziens verstandig om meerdere verzuim overleggen, vitaliteits- en verzuimgesprekken en andere contactmomenten te evalueren en daarbij rekening te houden met deze communicatiepunten:

1. Het aantal open vragen dat gesteld wordt, is over het algemeen minimaal. De vragen die wel gesteld worden, zijn vaak sturend en dragen bij aan het verhaal dat wordt samengevat. Denk aan; De klachten worden eerst samengevat, en daarop volgt de vraag: ‘Zullen we interventie X inzetten?’ Of: ‘Wat is de terugkoppeling van het laatste gesprek?’.
2. De communicatiestijl is over het algemeen leidend. ‘Ik heb dit of dat gedaan” of ‘de medewerker geeft aan dat het niet kan, dus ik kan hier niet mee verder’. Het woord ‘Ik’ valt veelvuldig. Dit is een actieve en leidende gespreksstijl. De gesprekspartners volgen hierin en praten mee. Het is geen open of gelijkwaardige communicatiestijl die uitnodigt tot mogelijke andere invalshoeken of strategieën. 
3. Communicatie lokt communicatie uit op toon, intensiteit, inhoud en gedrag. Wanneer de leidinggevende of casemanager de volle intentie en focus heeft om het verzuimcijfer te laten dalen en nauwelijks/minder focus heeft op het welbevinden van de medewerker, lokt dat het gedrag uit van een niet geïnteresseerde, moeilijk te activeren medewerker. En een leidinggevende die goed is in de inhoud van zaken, zal dan ook een medewerker tegenover zich krijgen die veel zal gaan medicaliseren.
4. Er wordt veel gecommuniceerd omdat het verwacht wordt door de ander of de setting van het gesprek. Nog te vaak woon ik verzuim overleggen bij, waarop week in en week uit een dictee wordt opgesomd van; de reden van uitval, de stappen die al gezet zijn en eventuele bijzonderheden. Week in en week uit hetzelfde riedeltje. Het is immers verzuimoverleg en dit is wat de bedoeling is toch?
5. Communicatie is niet alleen bespreken en afspraken maken, maar ook in gedrag laten zien dat je elkaar daaraan houdt. Het gaat hier om aandacht. Als de leidinggevende niet tussentijds bijstuurt op de afspraken geeft hij stilzwijgend akkoord aan de medewerker om anders te doen dan afgesproken.

Bingo

Communicatie is zo te zien gelijk aan gedrag. En uw gedrag roept gedrag bij de ander op. Onlangs vond er een driegesprek plaats tussen de medewerker, de leidinggevende en ikzelf. Ik ging voor mijzelf bijhouden welke communicatie clichés gemaakt werden.  Het was dat ik geen ‘BINGO’ mocht schreeuwen door de kamer, anders had ik wel prijs gehad:

• Boodschap van leidinggevende was leidend;
• Reactie van medewerker was volgend;
• De boodschap van leidinggevende was inhoudelijk helder;
• De reactie van de medewerker was ook inhoudelijk helder;
• Er werden geen vragen gesteld, beiden praten in de inhoudelijke tunnel;
• De toon en intensiteit van beiden was precies hetzelfde;
• De houding (lichamelijk en fysiek) was van beiden precies hetzelfde;
• Beiden waren aan het communiceren om te communiceren.

Als je kijkt naar de punten los van elkaar, zou je zeggen dat het een goed gesprek was. Maar ze vonden elkaar niet, ondanks dat ze allebei heel rustig bleven en er ruimte was voor ieder zijn verhaal, weet ik zeker dat beiden het gesprek uit zouden zijn gelopen met een voldaan gevoel. Ze hebben immers beiden kunnen vertellen wat ze wilden, en daar was alle ruimte voor. Ze kwamen er gewoonweg samen niet uit, dus het besluit was genomen. De bedrijfsarts moet hier beslissen hoe ze verder moeten. En beiden waren overtuigd dat de bedrijfsarts achter hem/haar zou staan.

Een dieper niveau

Dit was het moment voor mij om in het gesprek te stappen. Ik gaf een samenvatting van wat ik zag gebeuren, en stelde daarna vooral veel vragen. Het gesprek kwam nu op een dieper niveau. Op dit niveau lag nog niet direct de oplossing, maar de medewerker had nu wel ruimte om te onderzoeken welke mogelijkheden er nog meer zijn en werd nu in beweging gebracht. Ze bedacht hiermee zelf een oplossing die ze zou gaan uitproberen.

Het eigen regie model gaat over het beïnvloeden van het gedrag van de ander. De ander moet zich verantwoordelijk voelen over zijn vitaliteit en gezondheid. En als u dus wilt dat de ander leidend gedrag gaat vertonen, dan zult u zich als casemanager of leidinggevende volgend moeten opstellen. Zodra u doorhebt dat u als werkgever uw eigen gedrag moet aanpassen om het gewenste gedrag bij de ander te bereiken. Dan garanderen wij dat u dit terugziet in het vitaliteit- of verzuimcijfer.

Aan de slag

Wilt u het gesprek over het verzuim aangaan en hier daadwerkelijk resultaat van zien? Volg dan een van onze diverse trainingen en workshops op het gebied van verzuim. Ga voor meer informatie naar onze website en vraag vrijblijvend een offerte aan.

Siham Aen Messaoudi, Adviseur Arbeid en Gezondheid bij De Arbodienst.