Hoe zorgt u ervoor dat u vanaf het begin de juiste begeleiding biedt?

Uw werkdag begint, met een kop koffie in de hand gaat u eens kijken wat deze dag zal brengen. Dan gaat de telefoon. Het is een van uw medewerkers, hij belt om zich ziek te melden. Een goede verzuimbegeleiding begint natuurlijk al voordat een medewerker zich ziek meldt. Zorgen voor een goede en veilige werksfeer, persoonlijke aandacht en een goede werkplek zijn allemaal onderdelen van het voorkomen van verzuim. Mocht een medewerker zich toch ziekmelden, hoe zorgt u er dan voor dat u vanaf het begin de juiste begeleiding biedt?

Maak vervolgafspraken

Te vaak hoor ik dat een medewerker zich heeft ziekgemeld bij de leidinggevende en dat er geen vervolgafspraken zijn gemaakt. De leidinggevende heeft medewerker beterschap gewenst en daarmee het telefoongesprek beëindigd. Er zijn geen afspraken gemaakt over wanneer er weer contact zou zijn, of wat de mogelijkheden van aangepast werk zijn. Zo verliest u meteen de regie in uw verzuimdossier en geeft u een medewerker alle mogelijkheid om de ziekmelding langer door te laten lopen. Gelukkig hebben we allemaal medewerkers die zodra het weer enigszins kan aan het werk zijn. Echter kennen we ook allemaal de medewerkers die zich ziekmelden met wat verkoudheid, en in één adem ook vertellen dat ze er misschien volgende week op z’n vroegst weer zijn. Juist bij deze medewerkers is het behouden van de regie tijdens het verzuim cruciaal.

Plan de contactmomenten

Maar hoe doe je dat dan, de regie behouden? Zorg ervoor dat u altijd een afspraak maakt met uw medewerker. Is er geen gelegenheid voor aangepast werk, zorg dan dat u afspreekt dat een medewerker bijvoorbeeld de volgende dag weer even contact opneemt. Wanneer het duidelijk is dat verzuim meerdere weken of maanden in beslag neemt door bijvoorbeeld een ernstige medische situatie, zorg er dan ook voor dat er regelmatig contact onderhouden wordt. Elke dag is dan natuurlijk niet zinnig, maar eens in de twee weken is dan een prima afspraak.

Denk in mogelijkheden

Wanneer u een zieke medewerker aan de telefoon hebt hoort u vaak alles wat iemand niet meer kan. Hoewel het best handig is om een indicatie te hebben van de beperkingen van een zieke medewerker, is het veel interessanter om het te hebben over de mogelijkheden die een medewerker nog wel heeft. Iemand die last heeft van zijn been kan wellicht niet meer de hele dag staan, maar zou bijvoorbeeld wel zittende werkzaamheden kunnen uitvoeren.

Verplaats de verantwoordelijkheid

Wanneer er gekeken wordt naar de mogelijkheden van (aangepast) werk moet dit natuurlijk een samenwerking zijn tussen werkgever en medewerker. Wat ik vaak zie, is dat een leidinggevende heel hard aan het werk is om aangepaste werkzaamheden te bedenken die medewerker zou kunnen uitvoeren, en dat de betreffende medewerker deze ideeën één voor één afschiet. In zo’n situatie is het belangrijk om de verantwoordelijkheid ook bij medewerker neer te leggen. Vraag of de medewerker zelf eens met ideeën komt, en spreek de medewerker aan op het gedrag dat hij of zij laat zien.

Oefenen, oefenen, oefenen

Regie pakken en behouden in een verzuimtraject is niet altijd even makkelijk. Het is belangrijk om te blijven oefenen hiermee. De adviseur Arbeid en Gezondheid kan u hierbij helpen. Daarnaast is het ook mogelijk om trainingen te krijgen, waarbij trainers en acteurs u helpen om sturing te geven aan de gesprekken met zieke medewerkers.

Wilt u meer weten over onze aanpak in verzuim en preventie? Neem dan contact met ons op of neem een kijkje op onze website.