Het aanpakken van een plan van aanpak

Wanneer tijdens het re-integratieproces het plan van aanpak ter sprake komt, krijgen de Adviseurs Arbeid en Gezondheid van De Arbodienst vaak een van deze reacties vaak te horen:

• ‘Ik heb echt geen idee wat we daar in moeten zetten.’
• ‘Die schrijf ik wel even voor onze medewerker.’
• ‘We komen er zo wel uit met de medewerker, dan hoeft het toch niet?’
• ‘Wat is dat eigenlijk, een plan van aanpak?’

Voordat we uitwijden over wat nou een goede aanpak is voor een plan van aanpak, is het wellicht goed om eerst die laatstgenoemde vraag te beantwoorden.

Want was is dat nou eigenlijk, een plan van aanpak?

In het plan van aanpak wordt in beschreven hoe medewerker en werkgever ervoor gaan zorgen dat de medewerker duurzaam re-integreert. Zo worden er onder andere het doel van de re-integratie en afspraken over hoe daar te komen in vastgelegd. Wanneer er een plan wordt opgesteld is bepaald door de Wet verbetering Poortwachter. Deze wet schrijft voor dat er wanneer er sprake is van meer dan zes weken verzuim er een plan van aanpak wordt opgesteld. Dit dient uiterlijk binnen twee weken na het opstellen van de probleemanalyse en uiterlijk acht weken na de ziekmelding te gebeuren. Wanneer er naar aanleiding van de ziekmelding een afspraak met de bedrijfsarts heeft plaatsgevonden en er een probleemanalyse is opgesteld, kan dat worden gebruikt als uitgangspunt voor het plan van aanpak. Dit wil zeggen, als uit de probleemanalyse blijkt dat er re-integratiemogelijkheden zijn en niet verwacht wordt dat de medewerker op heel korte termijn weer volledig aan het werk kan. Wanneer de medewerker niet belastbaar is bevonden voor re-integratie, hoeft er ook (nog) geen plan van aanpak te worden opgesteld.

De toegevoegde waarde

Er zijn echter meer (en wellicht ook betere) redenen dan alleen wetgeving waarom het een goed idee is om samen met de medewerker een plan van aanpak op te stellen. Om er een paar te noemen: koers bepalen, verwachtingen over en weer duidelijk hebben én commitment voor het plan van beide partijen. De toegevoegde waarde om dit met elkaar te bespreken en op papier te zetten, is dat het helder is waar naartoe wordt gewerkt, hoe dat gaat gebeuren én dat er een uitgangspunt is waarop geëvalueerd kan worden. Hoe fijn is dat? Hoewel het veelal met de beste bedoelingen gebeurt (bijvoorbeeld het idee de medewerker te ontlasten) wanneer een leidinggevende of HR adviseur het plan voor de medewerker wilt opstellen, is dit niet wenselijk. Het gaat om de re-integratie van medewerker en je wilt dat die betrokken is bij zijn of haar re-integratie én eigenaarschap vertoont als het aankomt op zijn of haar proces. Wanneer het aankomt op draagvlak voor het plan is het ook wel zo prettig als de medewerker het gevoel heeft daar zelf iets over te kunnen zeggen.

Hoe pakt u dat dan aan?

Plan, bij voorkeur fysiek, een afspraak met de medewerker om met elkaar om tafel te gaan en te bespreken: waar staan we nu, waar willen we naartoe en hoe komen we daar? Zoals eerder aangegeven, is het belangrijk hierbij de medewerker eigenaarschap te laten behouden. Dus geef de ruimte om medewerker zelf met ideeën over een aanpak te laten komen. Allereerst is het goed om het doel van de re-integratie helder te hebben, zodat duidelijk is waar naartoe wordt gewerkt. Is het doel re-integreren in eigen functie, een aangepaste functie of wellicht een andere afdeling of locatie? Leg dit vast in het plan. Onderzoek vervolgens samen welke mogelijkheden er zijn om medewerker duurzaam (gedeeltelijk) weer aan het werk te krijgen. Welke activiteiten worden daarvoor ingezet? Dit kunnen afspraken zijn over de werkzaamheden die medewerker gaat verrichten en een opbouwschema. Welke aanpassingen zijn nodig? Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan eventueel een aanpassing in de werkplek. Welke acties worden daarvoor ingezet door medewerker en welke door werkgever? Denk hierbij aan eventuele aanvullende begeleiding voor de medewerker in de vorm van coaching of trainingen. Maak heldere afspraken en vergeet vooral niet de afspraken die in het plan zijn opgenomen regelmatig te evalueren met medewerker. Wettelijk gezien dient dit minimaal eens in de zes weken te gebeuren, maar het kan goed zijn dit frequenter te doen. Gaat het volgens plan, loopt de medewerker ergens op vast, is het misschien wenselijk aanvullende afspraken te maken? Leg ook de afspraken omtrent evaluatiemomenten vast in het plan. Indien tijdens een evaluatie blijkt dat het plan om wat voor reden dan ook niet meer passend voelt, is het raadzaam een bijstelling van het plan te maken.

Nog enkele tips:

• Neem als werkgever het initiatief om het plan gezamenlijk op te gaan stellen;
• Laat de leidinggevende van medewerker de rol van casemanager vervullen;
• Vermeld geen medische informatie of termen in het plan;
• Zorg dat jullie dezelfde taal spreken, dat helder is wat bedoeld wordt met wat er in het plan van aanpak staat;
• Benoem duidelijke (sub)doelen en termijnen om de voortgang te kunnen monitoren.

Heeft u vragen over hoe u een plan van aanpak opstelt of wilt u graag begeleiding bij het opstellen ervan? De Adviseurs Arbeid en Gezondheid van De Arbodienst staan voor u klaar! Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.