Expats en verzuim: zo begeleidt u internationale medewerkers binnen het Nederlandse systeem

Verzuim is voor organisaties vaak al een uitdaging op zich. Zeker wanneer het gaat om internationale organisaties met veel medewerkers uit het buitenland. Nederland is namelijk één van de weinige landen met een vrij complex verzuimsysteem. Het is van belang dat alle betrokken partijen goed op de hoogte zijn van de Nederlandse wet- en regelgeving op het gebied van verzuim. Dit is echter lang niet altijd vanzelfsprekend en vraagt extra aandacht van u als werkgever. Als betrokkenen goed weten waar hun verantwoordelijkheden liggen, voorkomt dat misverstanden gedurende het gehele verzuimproces. Hoe gaat u als werkgever om met expats die moeten wennen aan de Nederlandse wetgeving en hoe zorgt u ervoor dat het verzuimproces soepel verloopt?

Goede informatievoorziening vanaf dag één

Een goede begeleiding begint bij een goede basis. Zorg dat expats bij de start van hun dienstverband, al tijdens de onboarding, goed worden meegenomen in het verzuimsysteem in Nederland. Het kan ook praktisch zijn om een aantal belangrijke zaken op te nemen in uw verzuimprotocol. Zo is de informatie altijd toegankelijk voor al uw medewerkers.

Wanneer een expat in het verzuim komt, is het van belang om hier gepaste aandacht aan te besteden. Besef dat dit geen ‘standaard’ verzuimmelding hoeft te zijn. Vaak betreffen het medewerkers die moeten wennen aan een andere cultuur. Bovendien hebben ze niet altijd een optimale werk-privé balans. Een heldere informatievoorziening, voordat er daadwerkelijk sprake van verzuim is, voorkomt veel vragen en misverstanden op het moment dat verzuim zich aandient.

Maatwerk tijdens verzuim

Net zoals bij iedere verzuimmelding blijft maatwerk een belangrijk gegeven. Probeer goed te onderscheiden wat de medewerker nodig heeft gedurende verzuim; is dat uitleg rondom het proces, of zit het meer in stimuleren van (transparante) communicatie onderling bijvoorbeeld? Plan reguliere contactmomenten in om bij te sturen waar en wanneer nodig en voorkom zo dat expats onnodig gaan ‘zwemmen’.

Laat zorg altijd de boventoon voeren

Het kan ook voorkomen dat u elkaar figuurlijk gesproken kwijtraakt door bepaalde cultuurverschillen gedurende het proces. Zorg er als werkgever in ieder geval voor dat u altijd handelt en spreekt vanuit uw zorgplicht en de wens om iedere medewerker zo goed mogelijk te faciliteren. Die houding zal voelbaar zijn voor de andere partij en vergroot de kans op een soepel verzuim- en re-integratieproces.

Betrek de Adviseur Arbeid & Gezondheid

Betrek natuurlijk ook altijd een Adviseur Arbeid & Gezondheid op momenten dat u overstijgend advies kunt gebruiken bij de begeleiding van expats. Onze collega’s denken graag met u mee over verzuimbeleid binnen uw internationale organisatie. Meer weten? Neem dan gerust contact met ons op.