Effectieve communicatie bij (langdurig) zieke medewerkers: Do’s en Don’ts

Wanneer een medewerker langdurig dreigt uit te vallen, is goede communicatie cruciaal. Niet alleen om betrokkenheid en vertrouwen te behouden, maar ook om herstel en re-integratie te bevorderen. Maar wat houdt “goede” communicatie in? Hieronder volgen de belangrijkste do’s en don’ts.

Do’s

Toon oprechte belangstelling
Vraag regelmatig hoe het écht met iemand gaat, zonder meteen over het werk te beginnen. Laat merken dat u oog hebt voor de mens achter de medewerker.

Communiceer open en eerlijk
Wees duidelijk over het proces, de verwachtingen en de mogelijke stappen richting re-integratie. Transparantie voorkomt onnodige stress en onzekerheid. Medewerkers voelen, bij u als leidinggevende, precies hoe u erin staat. Wees hier dan ook eerlijk over. Vindt u ergens wat van? Spreek dit dan ook uit op een respectvolle manier. De medewerker zal dit anders voelen in de non-verbale communicatie wat weerstand kan oproepen. Indien u eerlijk bent over uw gedachten en gevoelens, des te eerder de medewerker ook openheid van zaken zal geven.

“Wie zich gezien en gewaardeerd voelt, zet sneller de eerste stap terug naar werk”

Werk samen aan haalbare doelen
Bied hulp aan bij het zetten van kleine, realistische stappen richting werkhervatting. Samen plannen maken zorgt voor motivatie en eigenaarschap.

Bied maatwerk
Iedere situatie is uniek. Stem de communicatie en het plan van aanpak af op de belastbaarheid en behoeften van de medewerker. Wees hierbij wel alert op welke mogelijkheden er zijn in de belastbaarheid op basis van het advies van de medische lijn. Een Adviseur Arbeid & Gezondheid sluit hierbij graag aan in het gesprek om te kijken naar de mogelijkheden eventueel vertaald vanuit een rapportage van onze medische lijn, zowel voor de medewerker als voor leidinggevende.

Houd regelmatig contact
Kies een passende frequentie in overleg met de medewerker. ‘Geen nieuws’ is zelden goed nieuws. Continu betrokken blijven voorkomt vervreemding en zorgt ervoor dat de drempel richting het werk laag blijft.

Don’ts

Druk uitoefenen
Vragen als “Wanneer ben je er weer?” kunnen averechts werken. Ze vergroten de druk en kunnen herstel belemmeren. Verander deze vraag in bijvoorbeeld: “Hoe zie je het nu voor je ten aanzien van werk?” Dit geeft meer vrijheid voor invullen, waarbij de medewerker het gevoel heeft zelf de touwtjes in handen te hebben.

Alleen focussen op werk
Als communicatie alleen gaat over taken en de terugkeerdatum, voelt de medewerker zich gereduceerd tot productiemiddel. Houd aandacht voor de mens, niet alleen de functie.

Te veel aannemen
Vul niet in hoe iemand zich voelt of wat hij of zij aankan. Stel vragen en luister actief naar het antwoord. Zo komt u er als leidinggevende het beste achter hoe de situatie eruit ziet en welke mogelijkheden er dan zijn binnen het werk.

Onregelmatig of abrupt communiceren
Een plotselinge lange radiostilte of een onpersoonlijke mail kan het gevoel geven dat iemand is “vergeten”. Houd de communicatie consistent en persoonlijk.

Negatieve toon gebruiken
Vermijd verwijtende opmerkingen of een toon van frustratie. Dat kan leiden tot schuldgevoelens en een nog grotere drempel om terug te keren. De frustratie mag er wel zijn vanuit u als leidinggevende, maar onderbouw in een persoonlijk gesprek en op basis waarvan deze frustratie tot stand is gekomen. Negatieve gevoelens kan iedereen ervaren, maar het is belangrijk deze te onderbouwen en de medewerker daarmee mee te nemen in de gedachtegang.

De kern van goede communicatie bij verzuim

De kern van goede communicatie bij verzuim? Vertrouwen, empathie en samenwerking. Door oprechte aandacht te combineren met duidelijke afspraken, vergroot u niet alleen de kans op een succesvolle re-integratie, maar versterkt u ook de band tussen medewerker en organisatie.

Het goede gesprek aangaan

Goede communicatie tussen een werkgever en een medewerker in het verzuimproces is essentieel. De Adviseur Arbeid & Gezondheid van De Arbodienst ondersteunt zowel werkgevers als medewerkers bij het voeren van het juiste gesprek. Wilt u weten wat onze adviseurs voor u kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.