Een vliegende start van de re-integratie begint met duidelijke afspraken

In bijna elke terugkoppeling na een spreekuur met de bedrijfsarts of bij een taakgedelegeerde komt het terug: maak duidelijke afspraken over de re-integratie. Niet voor niets is dat ook altijd ons advies. Het maken van duidelijke afspraken, en daarmee verwachtingsmanagement, is een belangrijk onderdeel van verzuimbegeleiding.

Het belang van duidelijke afspraken

Wanneer afspraken helder zijn en alle relevante factoren zijn meegenomen, heeft dit vaak een positief effect op het verloop van het verzuim en op de relatie tussen de medewerker en leidinggevende. Het kan de terugkeerdrempel verlagen, omdat de medewerker beter weet waar zij aan toe is en daardoor minder spanning ervaart.
Ook ik, als Adviseur Arbeid en Gezondheid, benadruk in gesprekken vaak het belang van het maken van duidelijke afspraken. In de praktijk blijkt dit niet altijd even makkelijk te zijn. Wat verstaan we nu precies onder duidelijke afspraken, en waar moet u  aan denken bij het maken van die afspraken?

De eerste verzuimmelding
Als we het hebben over het maken van duidelijke re-integratie afspraken, denken we vaak aan het aantal dagen en het aantal uur dat een medewerker re-integreert. Maar het begint al eerder: bij de eerste ziekmelding. Sluit dat gesprek niet af voordat er een concrete vervolgafspraak is gemaakt. Bijvoorbeeld dat de medewerker de volgende ochtend om 8 uur weer even contact met u opneemt om te laten weten hoe het gaat. Zo schept u direct duidelijkheid voor beide partijen.

Taken tijdens re-integratie
Ook als een medewerker start met re-integratie is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de praktische zaken, vooral als een medewerker langere tijd afwezig is geweest of nog bepaalde klachten ervaart. Natuurlijk is het belangrijk om te weten wanneer de medewerker wel en niet werkt,  maar er spelen meer factoren een rol.
Bespreek bijvoorbeeld:

• Welke e taken demedewerker gaat oppakken in de aanwezige uren;
• Wat er van een medewerker verwacht wordt tijdens de re-integratie;
• Welke werkzaamheden diegene oppakt;
• Of de medewerker aansluit bij overleggen;
• Of de medewerker beschikbaar is voor vragen van collega’s of bijvoorbeeld klanten.

Maak ook hier heldere afspraken over. Zo voorkomt u misverstanden en overbelasting.

Ontmoeting met het team
Na een periode van afwezigheid is het eerste contact met collega’s vaak spannend. Bespreek daarom vooraf wat de medewerker prettig vindt:

• Starten jullie eerst met een gezamenlijk koffiemoment met het team, of gaat de medewerker direct aan de slag?
• Wil de medewerker wel praten over hoe het met diegene gaat of wat de medewerker overkomen is, of wil een medewerker het hier vooral niet over hebben?
• Hoe en door wie (medewerker zelf of leidinggevende) wordt dit gedeeld met het team? Via een mail, teamoverleg of appje?

Blijf in contact
Ook het evaluatiemoment blijft van groot belang. Een valkuil is dat dit verwatert, vooral bij langdurend verzuim en naarmate een medewerker meer uren gaat re-integreren. Spreek de medewerker nog steeds frequent om te horen hoe het met het herstel en met de re-integratie gaat. Plan eens per twee weken een officieel evaluatiemoment in om wat uitgebreider stil te staan bij het herstel en de re-integratie. Neem tijdens  dit gesprek ook de gemaakte afspraken door en bekijk of deze afspraken bijstelling nodig hebben.  

Leg afspraken vast

Tot slot is het belangrijk om de afspraken schriftelijk vast te leggen in een Plan van Aanpak of een bijstelling daarvan. Zo zijn de gemaakte afspraken voor beide partijen terug te lezen,  kan hier altijd op worden teruggevallen en weten beide partijen wat er van hen wordt verwacht.

Kunt u als leidinggevende ondersteuning gebruiken bij het maken van afspraken met een medewerker in het verzuim? Neem dan vooral contact op met uw  Adviseur Arbeid & Gezondheid of ga naar http://www.dearbodienst.nl/contact. Wij denken graag met u mee.