Instructie paraDIGMA Online 2.0

paraDIGMA Online 2.0 is het vernieuwde verzuimregistratie- en communicatiesysteem van De Arbodienst; onderdeel van paraDIGMA groep. Het vernieuwde verzuimsysteem is gemaakt voor en door gebruikers, en voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van veiligheid en performance. Via het verzuimsysteem is de veiligheid van alle (persoons)gegevens van uw medewerkers geborgd. Het contact over verzuim en herstel loopt daarom via paraDIGMA Online 2.0.

Via paraDIGMA Online 2.0 kunt u gemakkelijk en overzichtelijk alle dossiers inzien, en verzuim- en herstelmeldingen doen. Uw Adviseur Arbeid en Gezondheid krijgt automatisch een bericht als u een melding maakt en kan hiermee aan de slag.

Privacy en veiligheid

Om u en de organisatie waar u voor werkt goed te kunnen ondersteunen, hebben medewerkers van De Arbodienst medewerkersgegevens nodig. Deze gegevens zijn natuurlijk van vertrouwelijke aard. De Arbodienst ziet er dan ook strikt op toe dat we uw gegevens beschermen en dat alleen bevoegde personen uw gegevens kunnen inzien. Het uitgangspunt van de ontwikkeling van het vernieuwde paraDIGMA Online is allereerst veiligheid en privacyborging geweest. Door gebruik te maken van paraDIGMA Online 2.0, zijn de gegevens optimaal beveiligd.

Instructievideo’s paraDIGMA Online

Binnen paraDIGMA Online 2.0 kunt u via de knop ‘Meer weten’ een digitale tour door het systeem volgen. Zo ziet u direct waar u de belangrijkste knoppen kunt vinden. Ter extra ondersteuning zijn er ook instructievideo’s van paraDIGMA Online 2.0. Omdat paraDIGMA Online vernieuwd is, worden er nog dagelijks verbeteringen doorgevoerd. Zodat u nog eenvoudiger en sneller kunt werken. Het kan daarom zijn dat er kleine wijzigingen zijn ten opzichte van de video’s. Wij updaten de video’s bij grote wijzigingen.

1. Inloggen

2. Het dashboard

3. Afwezigheid assistent instellen

4. Medewerker en dienstverband toevoegen

5. Medewerker en dienstverbandgegevens wijzigen

6. Aanmaken van een verzuimdossier

7. Aanmaken van een inzetbaarheidsdossier

8. Aanmaken van een verlofdossier

9. Gebruik medewerkersdossier

10. Invoeren van een dossiermutatie

11. Kolommen beheren

12. Filterset opslaan

13. Invoeren van een notitie

14. Invoeren van een bericht

15. Toevoegen van een taak

16. Document toevoegen

17. Digitaal ondertekenen UWV formulieren

18. Opstellen frequent verzuimrapportage

19. Medewerkersportaal

20. Autoriseren van een gebruiker (klant admin)

21. Beheren van de organisatiestructuur (klant admin)

22. Invullen van een autorisatiesheet

23. Afwezigheid assistent instellen voor een andere gebruiker (klant admin)

Let op:

  • Deze instructievideo’s zijn van toepassing op klanten die geen gebruikmaken van een koppeling. Indien u een koppeling heeft, kunnen bepaalde onderdelen of stappen in deze video niet van toepassing zijn op uw situatie.
  • Disclaimer fictieve data: De data die in deze instructievideo wordt getoond is volledig fictief en dient uitsluitend ter illustratie. Eventuele overeenkomsten met bestaande personen, bedrijven of gegevens berusten op louter toeval.
  • De weergave van knoppen en functionaliteiten in deze instructievideo kan variëren, afhankelijk van de rol waarmee u bent ingelogd (bijvoorbeeld HR, leidinggevende of klantbeheerder). Het is mogelijk dat u bepaalde opties niet ziet of juist extra functionaliteiten tot uw beschikking heeft.

Heeft u na het kijken van de video’s nog vragen? Scroll dan door naar de FAQ onderaan deze pagina. Staat uw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met uw Adviseur Arbeid en Gezondheid of stel uw vraag via support@paradigma.nl.

Veelgestelde vragen

Bekijk hier de veelgestelde vragen over paraDIGMA Online 2.0, en bekijk de instructievideo’s voor meer informatie. Staat uw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met support@paradigma.nl of met uw Adviseur Arbeid en Gezondheid.

Algemeen

Het nieuwe systeem voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van veiligheid, performance en SIEM (Security Information and Event Management). Zo is er sprake van een aparte database per klantomgeving om data strikt gescheiden te houden. Een belangrijke overeenkomst is dat zowel paraDIGMA Online 1.0 als de nieuwe versie 2.0 naadloos integreren met Newdays connect, de integratiehub voor uitwisseling van data. In alle fasen van de ontwikkeling van het systeem heeft beveiliging de topprioriteit. Het uitgangspunt van de ontwikkeling van het vernieuwde paraDIGMA Online is allereerst veiligheid en privacyborging geweest. Dit betekent een tot versleuteling in alle data, compleet gescheiden databases per klant, logging op alle onderdelen en velden. Dit wordt continu (door)ontwikkeld, waarbij wordt gezorgd voor optimale beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

We streven continu naar een optimale samenwerking en dienstverlening. Uitgangspunt is een snelle, gebruiksvriendelijke en veilige omgeving waarin zowel onze klanten als onze specialisten goed met elkaar kunnen werken. paraDIGMA Online 2.0 is gebouwd voor en door gebruikers.

paraDIGMA Online 2.0 is ontwikkeld voor en door gebruikers uit de praktijk. paraDIGMA Online 2.0 is sneller, gebruiksvriendelijker en voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van veiligheid en performance. Belangrijke verbeteringen zijn:

  • Het koppelen met externe systemen is gemakkelijker door een nieuw datafundament. Bekijk hiervoor ook de technische informatie.
  • Alle overzichtspagina’s zijn flexibel in te stellen naar wens van elke gebruiker
  • Er zijn extra filteropties om de juiste data op te halen.
  • De contactgegevens van de dossierverantwoordelijken (leidinggevende, HR en de Adviseur Arbeid en Gezondheid van De Arbodienst) zijn overzichtelijk op één pagina weergegeven.
  • Alle ongelezen notities, berichten en toegevoegde documenten zijn in één weergave inzichtelijk gemaakt via het notificatiebelletje.
  • De frequentie van de signaalmailtjes is aangepast; een gebruiker ontvangt dagelijks één mail met hierin een weergave van de openstaande taken, ongelezen notities, berichten en toegevoegde documenten.
  • Snellere inlaad- en verwerkingstijd
  • Er is een digitale handleiding beschikbaar vanuit het systeem, onder de knop “Meer weten”.
  • Er is onderscheid tussen het maken van een notitie en het plaatsen van een bericht;
    • Notitie – dit is altijd t.b.v. de dossieropbouw en inzichtelijk voor werkgever, medewerker en De Arbodienst
    • Bericht – dit is een chatfunctie om procesmatige zaken tussen werkgever en De Arbodienst af te stemmen

Dat is Newdays verzuim. Samen met een werkgroep van meer van 35 experts uit de praktijk is het optimale verzuimsysteem ontwikkeld. paraDIGMA Online 2.0 is gebouwd voor en door gebruikers.

Koppeling

Migreren kan alleen als er een koppeling is met ons koppelplatform Newdays connect. Indien de koppeling via Visma Verzuim is gerealiseerd, dan moet deze eerst worden omgebouwd.

De kosten voor de nieuwe koppeling zijn voor rekening van de paraDIGMA groep, onder voorwaarde dat het qua stromen dezelfde koppeling blijft. Indien er een wens is tot uitbreiding van de stromen of aanpassing van de dataset, wordt een maatwerk offerte opgesteld.

​​​​​​Ja, er kan altijd later nog een koppeling gerealiseerd worden. Team implementatie zal dit project dan verder met uw organisatie kortsluiten.

Migratie

De migratie wordt gerealiseerd door zusterlabel Humaris, onderdeel van paraDIGMA groep, in samenwerking met onze leverancier Newdays verzuim. Het doel van Humaris is om zorg te dragen voor een discrete overdracht van persoonsgegevens van een werkgever naar de labels van paraDIGMA groep, waaronder De Arbodienst. Wilt u meer weten over Humaris? Klik dan hier voor meer informatie.

Alle historische en huidige data wordt op een veilige wijze via een migratie overgedragen naar paraDIGMA Online 2.0. Dit gaat om de organisatie-, medewerkers, verzuim- en gebruikersgegevens die worden gebruikt voor de verzuimbegeleiding binnen uw organisatie.

Nee, de kosten voor de uitvoer van de migratie zijn voor rekening van paraDIGMA groep.

Doorwerken in het huidige systeem kan tot de datum van migratie. Hierna volgt een zogeheten ‘Freeze’. Dit betekent dat u tijdelijk geen toegang hebt tot het systeem, zodat wij uw gegevens goed en veilig kunnen overzetten. Dit betreft een periode van ca. 5 werkdagen. De Adviseur Arbeid en Gezondheid staat deze dagen klaar om vragen en/of verzoeken per telefoon en/of mail op te pakken. Op datum livegang ontvangen uw gebruikers toegang tot paraDIGMA Online 2.0.

Ongeveer 3 tot 5 maanden vooraf wordt uw organisatie per e-mail en via uw relatiebeheerder geïnformeerd over de migratieplanning. Onderaan deze pagina vindt u de laatste informatie, updates over de nieuwste wijzigingen en formats die u kunt gebruiken om uw medewerkers te informeren.

Onderaan deze pagina vindt u informatie, de planning en meerdere communicatieformats. Dit kan uw organisatie gebruiken om te delen met uw gebruikers en medewerkers.

Ja, alle informatie uit de bij De Arbodienst bekende dossiers wordt overgezet naar het nieuwe medewerkersportaal. Let op: iedere medewerker (dus ook de niet-verzuimde medewerker) ontvangt een welkomstmail voor het medewerkersportaal op het moment er een privé e-mailadres door uw organisatie is ingevoerd / doorgegeven. Zie ook bij de veelgestelde vragen ‘Systeem voor medewerkers’ voor meer informatie hierover.

Privacy & Security

Uiteraard! paraDIGMA Online 2.0 heeft een ISO27001, NEN7510 als ook een ISAE3402-I certificering. Kijk ook op de website van Newdays voor meer informatie.

Het nieuwe systeem voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van veiligheid, performance en SIEM (Security Information and Event Management). Zo is er sprake van een aparte database per klantomgeving om data strikt gescheiden te houden. Een belangrijke overeenkomst is dat zowel paraDIGMA Online 1.0 als de nieuwe versie 2.0 naadloos integreren met Newdays connect, de integratiehub voor uitwisseling van data. In alle fasen van de ontwikkeling van het systeem heeft beveiliging de topprioriteit. Het uitgangspunt van de ontwikkeling van het vernieuwde paraDIGMA Online is allereerst veiligheid en privacyborging geweest. Dit betekent een tot versleuteling in alle data, compleet gescheiden databases per klant, logging op alle onderdelen en velden. Dit wordt continu (door)ontwikkeld, waarbij wordt gezorgd voor optimale beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

Nee dat is niet nodig. U heeft al een verwerkersovereenkomst gesloten voor de niet-medische dienstverlening die De Arbodienst ten behoeve van u als klant uitvoert. Dit is veelal de dienstverlening van de Adviseur Arbeid en Gezondheid. Deze verwerkersovereenkomst blijft van kracht, ook nu we gebruik gaan maken van de nieuwe applicatie. De leverancier van de nieuwe applicatie, Newdays Solutions B.V., is een nieuwe subverwerker. De afspraken die we hebben vastgelegd in de verwerkersovereenkomst, zijn ook ten aanzien van Newdays van kracht.

Er bestaat een verschil tussen de administratieve gegevens van het re-integratiedossier en het medische dossier.

  • Administratieve gegevens worden bewaard tot 2 jaar nadat de medewerker uit dienst gaat.
  • Het re-integratiedossier wordt bewaard tot 2 jaar na de volledig herstelmelding.
  • Medisch dossier; dit hangt af van de casus. Dit wordt minimaal 15 jaar bewaard.

Uiteraard gaan we zeer zorgvuldig om met de persoonsgegevens van uw medewerkers. In de applicatie verwerken we veel persoonlijke informatie van medewerkers. De applicatie is niet alleen goed beveiligd, ook zorgen we ervoor dat alleen de personen toegang hebben tot de dossiers waarvoor dit noodzakelijk is. We delen persoonsgegevens ook alleen met andere partijen als dit verplicht is op grond van de wet, als we dit mogen op grond van de overeenkomst die we met u als klant hebben gesloten en/of als uw medewerker er zelf toestemming voor heeft gegeven. Daarbij bewaren we persoonsgegevens ook niet langer dan we verplicht zijn op grond van de wet of zolang dit noodzakelijk is. Meer informatie over hoe we persoonsgegevens verwerken is te vinden in de privacy policy op onze website.

Systeem voor leidinggevenden, HR, ondersteuning

Op het zakelijk e-mailadres ontvangt de gebruiker een welkomstmail. Mocht de werkgever gebruik maken van Single Sign On, dan verandert er niets met betrekking tot het inloggen.

Via de welkomstmail ontvangt de gebruiker een link naar paraDIGMA Online 2.0 om het account te activeren. Mocht de werkgever gebruik maken van Single Sign On, dan verandert er niets met betrekking tot het inloggen.

De gebruikersnaam (het zakelijke e-mailadres) zal in veel gevallen hetzelfde blijven. Het wachtwoord dient opnieuw te worden ingesteld.

Klik op de inlogpagina op ‘Wachtwoord vergeten’ om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Na het inloggen kunt u een digitale tour door het systeem doen om de functionaliteiten van het systeem te ontdekken en te leren kennen. Daarnaast staan onder ‘Meer weten’ diverse digitale handleidingen.

Systeem voor medewerkers

Op uw privé e-mailadres ontvangt u een welkomstmail, indien dit e-mailadres is ingevoerd/doorgeven in het systeem door uw werkgever.

Uw gebruikersnaam (het privé e-mailadres) zal in veel gevallen hetzelfde blijven. Het wachtwoord dient wel opnieuw te worden ingesteld.

Via een welkomstmail ontvangt u een link naar paraDIGMA Online 2.0 om uw account te activeren.

Klik op de inlogpagina op ‘Wachtwoord vergeten’ om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Na het inloggen kunt u een digitale tour door het systeem doen om de functionaliteiten van het systeem te ontdekken en te leren kennen. Daarnaast staan onder ‘Meer weten’ diverse digitale handleidingen.

Nee, de toegang wordt afgesloten zodra de migratie heeft plaatsgevonden.

Het is mogelijk om dit in te laten stellen door een admin-gebruiker binnen uw organisatie of door onze supportdesk. In de toekomst komt er een mogelijkheid om zelf een afwezigheidsassistent in te stellen.

Ja, dit is mogelijk via Ctrl + click (of door te openen in een nieuw tabblad).

Ja, dat is mogelijk.