Een medewerker zit al een jaar in het verzuim, wat nu?

Stel dat een medewerker is al bijna een jaar niet in staat is om zijn eigen functie gedeeltelijk of volledig uit te voeren. Volgens de Wet verbetering Poortwachter moeten er rond het einde van het eerste ziektejaar en begin van het tweede ziekte jaar dan een aantal dingen gebeuren. Denk hierbij aan het (laten) opstellen van de Functie Mogelijkheden Lijst (FML), een arbeidsdeskundig onderzoek, het opstellen van de eerstejaarsevaluatie en mogelijk het inzetten van een spoor 2 traject, naast de mogelijke re-integratie in het eerste spoor. Dit zijn best wel wat zaken die op u af kunnen komen in een relatief korte tijd. Maar wees gerust, met goede voorbereiding en met de ondersteuning van De Arbodienst hoeft dit niet ingewikkeld te zijn.

Wat de Adviseurs Arbeid en Gezondheid vaak merken, is dat leidinggevenden en HR medewerkers vaak wakker schrikken op het moment dat ze de brief van het UWV ontvangen over dat de eerstejaarsevaluatie ingevuld moet worden. Een veelvoorkomend gevolg is dat leidinggevende en HR meteen in de actiemodus schieten om zo alle juiste stappen in de WvP te volgen. Terwijl de leidinggevende en HR in de actiemodus zitten, worden de medewerkers nog wel eens vergeten. Het element dat altijd terugkomt in deze blogs is de communicatie tussen werkgever en medewerker. Zeker rond het eerste ziektejaar, waar dus verschillende stappen elkaar snel opvolgen is het belangrijk duidelijk te communiceren met de medewerker wat er staat te gebeuren, wat medewerker ervan kan verwachten en wat de mogelijke vervolgstappen zijn.

Als werkgever moet u zich ook bewust zijn van de impact op de medewerker van de stappen die gezet worden in het verzuimtraject. Het kan erg confronterend zijn om te horen dat een arbeidsdeskundige de conclusie trekt dat het eigen werk niet meer passend is, of passend te maken is, en dat ander werk bij eigen werkgever ook wordt uitgesloten. Veel medewerkers hebben ook een moment nodig om dit te verwerken om zich volledig in te kunnen zetten voor een spoor 2 traject.

Door goede communicatie tijdens het gehele verzuimtraject weet een medewerker wat hem of haar te wachten staat, wat de mogelijke uitkomsten zijn en wat er van hem of haar verwacht wordt. In het plan van aanpak dat ongeveer rond de 8e week van het verzuim opstelt samen met uw medewerker wordt al gevraagd naar de visie van werkgever en medewerker op het verzuim en de re-integratie. Door vanaf het begin open communicatie te hebben over verwachtingen, twijfels of mogelijkheden van de eigen functie wordt de medewerker veel stress en onzekerheid bespaard rond het eerste ziektejaar. Vaak is het nog niet mogelijk om na 8 weken al te kunnen zeggen of eigen werk nog passend is of niet, het moet wel een onderwerp van gesprek zijn en blijven gedurende het verzuimtraject.

Zoals u ongetwijfeld weet is geen enkele verzuimmelding hetzelfde: elk verzuimtraject verloopt anders en bij elk traject spelen er andere zaken op het werk of in de privésfeer. Dit maakt ook dat elk verzuimdossier maatwerk vereist, en de stappen die gezet worden in een dossier ook elke keer kunnen verschillen. Zo kan het vanaf het begin al duidelijk zijn dat terugkeren in eigen functie geen optie zal zijn, dan hoeft u natuurlijk niet een jaar te wachten voor u een arbeidsdeskundig onderzoek inzet en een spoor 2 traject opstart. Ook zou het kunnen zijn dat een medewerker twee jaar lang geen mogelijkheden heeft voor de re-integratie. Dan zou het zomaar kunnen dat er geen Functionele Mogelijkheden Lijst, arbeidsdeskundig onderzoek of spoor 2 wordt ingezet, maar wordt er bijvoorbeeld gekozen voor een deskundigenoordeel bij het UWV.

Advies nodig over welke stappen u wanneer moet zetten in het verzuimtraject? Neem contact op met uw adviseur Arbeid en Gezondheid, zij gaan graag met u in gesprek over de beste invulling van het verzuimtraject.

Hoe zorgt u voor een effectief koffiemomentje?

1. Nodig de medewerker per telefoon uit.

Vooral in organisaties waar veel per e-mail gecommuniceerd wordt, zie ik nog te vaak dat er per e-mail uitgenodigd wordt. Dit resulteert ook nog wel eens in een no show, wat weer frustratie veroorzaakt bij de leidinggevende.

2. Vraag tijdens de uitnodiging aan de medewerker om na te denken over hoe het koffiemoment vorm te geven.

Omdat de leidinggevende een ‘open’ opdracht geeft, geeft hij hiermee de regie aan de medewerker. Dit voorkomt dat de medewerker met het gevoel naar koffiemoment komt waarin hij of zij zijn ‘ziek zijn’ moet aantonen. Daarnaast geeft het ruimte om na te denken over mogelijkheden. Dit komt later, als de re-integratie van start gaat, van pas. En als dit tijdens de re-integratie ook helemaal goed zit, is de kans groot dat de medewerker dit gedrag na zijn herstelmelding voortzet.

Stel eventueel alternatieven voor: denk aan een wandeling buiten, een koffie afspraak met collega’s tijdens de pauze, een rondleiding of meekijken elders in het bedrijf en zo zijn er nog tal van andere mogelijkheden te bedenken.

3. Bespreek met elkaar waarom de arbo professional dit koffie advies heeft gegeven.

Tijdens het gesprek wordt er niet of nauwelijks besproken wat de reden is van de koffie afspraken, deze worden vaak taakgericht uitgevoerd. Met het idee dat de Arbo professional daar vast een goede reden voor heeft. Probeer dit met elkaar te bespreken. Al pratende zal blijken dat er wellicht meer dan koffiedrinken het doel is. En dit biedt wellicht mogelijkheden om al pratende samen tot een re-integratie plan te komen.

Met deze praktische handvatten hoop ik dat ‘koffie drinken’ tijdens re-integratie als een krachtige re-integratie tool kan dienen. Heeft u zelf nog aanvullende tips, schroom niet ze onder het LinkedIn bericht te delen. Zo kunnen we van elkaar leren. Benieuwd naar wat de Adviseur Arbeid en Gezondheid nog meer voor uw organisatie kan betekenen op het gebied van re-integratie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op of ga naar onze website voor meer informatie.